Ton équipe

Propriétaire

La personne qui a créé l'évènement.

Administrateur·ice

Nommé·e par le propriétaire, ce rôle en hérite pratiquement tous les droits.

Responsable

Nommé·e par le propriétaire ou par un·e administrateur·ice, ce rôle gère tout ce qui se rapporte à ses secteurs.

Membre

Quiconque a rejoint l'évènement. Ce rôle permet de suivre ses propres inscriptions.

Ces rôles ne se choisissent pas dans une liste, ils se déduisent de la situation :

• Nommer quelqu’un responsable, c’est le rattacher à un secteur. L’en retirer lui retire son rôle.
• Le rôle d’administrateur·ice se donne depuis la fiche d’un membre, et seul le propriétaire peut le faire.
• Le rôle de propriétaire ne se transmet pas.

Passe la souris sur les icônes pour lire les conditions.

Un membre est une fiche dans ton évènement. Un compte est quelqu’un qui se connecte. Les deux existent séparément, ce qui te permet de travailler d’avance.

Quand tu invites quelqu’un, sa fiche existe aussitôt : tu peux la remplir, l’inscrire à des créneaux et imprimer son badge. La personne, elle, ne verra son tableau de bord qu’une fois l’invitation acceptée avec son compte.

Les inscriptions que tu lui crées attendent sa réponse, comme n’importe quelle inscription proposée par un·e responsable : elle la donnera une fois son compte rattaché. Tu peux aussi les confirmer à sa place.

Ce qui rattache un compte à une fiche, c’est l’adresse courriel, et seulement si elle est vérifiée : par le lien d’invitation reçu dans cette boîte, ou par une adresse déjà vérifiée. Sans cette précaution, n’importe qui pourrait récupérer la fiche de quelqu’un d’autre en ouvrant un compte à son adresse.

L’invitation se fait depuis ta liste de membres. Il n’est pas obligatoire de renseigner une adresse, car un membre peut être entièrement géré par un·e responsable.

Mais si tu en renseignes une, la personne reçoit un courriel contenant le lien qui la rattache à ton évènement. Ce message fait partie des modèles que tu peux réécrire.

Inviter vaut approbation : la personne compte dans ton quota dès que sa fiche existe, avec ou sans adresse, pas à son arrivée.

Elle passe malgré tout par ton adhésion : elle réclame son compte, accepte ta charte si tu en as une et répond à tes questions de profil. L’invitation lui épargne l’attente d’une validation, pas le formulaire.

Corriger une adresse

Tu t’es trompé·e d’adresse ? Corrige-la sur sa fiche, puis clique sur « Renvoyer l’invitation » : le lien précédent est simplement invalidé.

Ta liste existe déjà dans un tableur, ou dans l’édition de l’an dernier ? Plutôt que d’inviter les gens un par un, importe-les. Le bouton « Importer des membres » se trouve dans la barre de ta liste de membres et au pied du formulaire d’invitation. Il est réservé aux administrateur·ices.

Trois sources

• Un fichier CSV : une ligne par membre, une colonne par information. La première ligne porte les titres des colonnes, et le séparateur (virgule, point-virgule ou tabulation) est reconnu tout seul, tout comme l’encodage : un fichier enregistré par Excel garde ses accents.
• Des données collées : une sélection copiée dans Excel, Numbers ou Google Sheets, ou une simple liste d’adresses. Décoche « La première ligne contient les en-têtes » si ta sélection n’en a pas.
• Un autre évènement dont tu es administrateur·ice : ses membres arrivent avec leurs coordonnées et leurs réponses à tes questions, mais sans leurs rôles, leurs inscriptions ni leur photo.

Faire correspondre les colonnes

benevio devine à quoi correspond chaque colonne d’après son titre : le prénom, le nom, le courriel, le téléphone, la date de naissance, l’adresse, ou l’une de tes propres questions. Tu corriges d’un clic ce qu’il a mal deviné, et une colonne que tu ne rattaches à rien est simplement ignorée.

Une colonne en rouge bloque l’import : un champ choisi deux fois, ou des valeurs que le champ n’accepte pas, comme une date illisible ou une réponse qui n’est pas une option de la liste. Il faut aussi qu’au moins une colonne porte le prénom ou le nom. Chaque cellule se corrige sur place, et pour une liste à choix, le bouton « Correspondance » associe chaque valeur du fichier à une option, par exemple « M » à « Medium ».

Il te manque la question ? Le bouton + de la colonne la crée, nommée d’après la colonne. Et une ligne que tu ne veux pas importer se décoche.

Ce qui arrive à l’import

Les membres importés sont approuvés, comme une invitation : ils comptent aussitôt dans ton quota. Une ligne est écartée si elle n’a pas de nom, si son adresse figure déjà plus haut dans le fichier, ou si cette adresse est déjà celle d’un membre. Sans adresse, rien ne permet de reconnaître un doublon : vérifie ces lignes-là toi-même. Une fois ton quota atteint, les lignes suivantes sont écartées elles aussi : change de palier pour les importer.

Aucun courriel ne part, sauf si tu coches « Envoyer une invitation par e-mail ». Au-delà de cinq cents invitations en vingt-quatre heures, les suivantes se renvoient depuis la fiche de chaque membre.

Un rapport détaille chaque ligne à la fin : importée, écartée et pourquoi, ou en échec. Le journal garde la trace de chaque membre importé, et de sa source.