Le jour J

Ton filtre décide de tout le reste. Ce que tu as affiché dans la table est ce qui sort, et pas seulement la page que tu vois : l’ensemble filtré, jusqu’au dernier nom.

Depuis la table des membres :

• l’export CSV, avec une colonne par question que tu as posée, ou la même chose copiée directement dans ton presse-papier,
• l’export des contacts, à glisser dans le répertoire de ton téléphone,
• le courriel groupé, qui ouvre ta messagerie avec les adresses déjà en place.

Depuis la table des inscriptions, l’export CSV des créneaux : qui, quel secteur, quelles heures, quel état, et la présence.

Filtre sur « secteur : bar » et « samedi », et tu sors l’équipe du bar du samedi.

Sans passer par un filtre, la page d’un secteur sort aussi le PDF du secteur : chaque créneau, avec ses inscrit·es et leur téléphone, les demandes en attente signalées. De quoi l’afficher au stand ou le glisser dans la poche de son ou sa responsable.

Tes modèles de badge se dessinent à l’avance. Le jour venu, il ne reste qu’à imprimer.

Depuis la table des membres, le bouton badge sort un PDF pour les personnes filtrées, une page chacune. Si tu as plusieurs modèles, un menu te laisse choisir lequel. Depuis la fiche de quelqu’un, tu n’imprimes que le sien.

Un·e responsable peut imprimer, même sans pouvoir configurer les modèles.

Scanné par un·e responsable connecté·e, le QR code du badge ouvre la fiche du membre : de quoi vérifier une identité ou retrouver quelqu’un.

Scanné par la personne elle-même, il ouvre son espace personnel. Scanné par quelqu’un qui n’est pas connecté, il ne mène qu’à la page de connexion.

La table des inscriptions te sert de feuille de présence. Le menu « … » en bout de ligne porte Marquer comme absent, et de quoi revenir dessus. Tu retrouves le même geste dans la liste des inscrits d’un créneau.

L’absence se note par créneau, pas par personne : quelqu’un peut manquer le samedi matin et être là le soir. Un·e responsable ne pointe que les créneaux de ses secteurs, et chaque geste est inscrit au journal.

Ce que ça te rend ensuite :

• dans la table des inscriptions, une colonne Absent qui se filtre,
• dans la table des membres, une alerte sur la ligne de qui a manqué, et, sous le filtre Bénévoles, de quoi ne garder que les personnes venues à tous leurs créneaux ou celles qui en ont manqué au moins un,
• une colonne de plus dans l’export des inscriptions.

Chaque bénévole reçoit un courriel avant chacun de ses créneaux, 24 heures avant par défaut : le secteur, l’horaire, et le lieu de l’évènement s’il est renseigné. En cas d’empêchement, une réponse au courriel suffit : elle arrive aux responsables du secteur, ou au courriel de contact de l’évènement si le secteur n’en a pas.

Tu choisis le délai dans les réglages, à la rubrique Adhésion : « 2 heures avant », « 24 heures avant », « 3 jours avant » ou « Aucun rappel ».

Ce qu’il faut savoir :

• seules les inscriptions acceptées reçoivent un rappel, jamais une demande en attente ni un secteur encore en brouillon,
• une inscription acceptée après l’heure du rappel n’en reçoit pas : le courriel d’acceptation vient de lui donner l’horaire,
• si tu déplaces un créneau, le rappel suit le nouvel horaire,
• chaque bénévole peut couper ses rappels dans Mes préférences, sur son espace personnel : c’est la case « Recevoir un rappel avant chacun de mes créneaux ».

Chacun·e peut exporter ses créneaux vers son propre agenda, avec le bouton « Ajouter à mon agenda » de Mes inscriptions, sur son espace personnel. Avec le rappel, c’est ce qui l’aide le plus à ne rien oublier.