Créer ton évènement

Crée un compte, puis ton évènement. Tu en es le propriétaire. Ça signifie que tu as tous les droits et que tu es seul·e à pouvoir nommer des administrateur·ices.

Ton évènement est créé en brouillon. Personne ne le voit tant que tu ne l’as pas publié, tu as donc tout le temps de le construire.

Tout se passe dans Configuration, section par section.

L’essentiel

Le nom, l’adresse du site, le fuseau horaire et la description.

L’adresse se déduit du nom et tu peux la changer. Fais-le avant de publier, car une fois le lien diffusé, le remplacer casse tout ce qui pointait dessus.

Tu n’as pas à saisir les dates de ton évènement, elles se calent sur les créneaux que tu poses.

Le contact

Le courriel, le téléphone, le site web, les réseaux sociaux et le lieu. C’est le pied de page de ton site, et c’est par là que tes bénévoles te joindront.

L’identité

L’affiche, le logo, l’image de fond et ses réglages. Des thèmes sont prêts à l’emploi, mais tu peux y ajouter ta touche personnelle.

L’onglet Publications rassemble ce que tes bénévoles lisent : les pages de ton site et les courriels qui partent au nom de l’évènement.

Les pages

Ta page d’accueil t’attend là, prête à être éditée. Tant qu’elle sera laissée vide, un message de bienvenue par défaut sera affiché. Tu peux ajouter des pages publiques pour une FAQ ou un plan d’accès, des pages de membre que seuls tes membres voient.

Une nouvelle page naît en brouillon : tu la rédiges à ton rythme, seuls les organisateur·ices la voient. Passe son statut à « Page publiée », enregistre, et elle entre dans le menu du site. Les pages s’y suivent dans l’ordre de ta liste, que tu peux réarranger à ta guise.

Mais le plus important est certainement de rédiger la charte des bénévoles qui devra être acceptée par les nouveaux membres rejoignant ton évènement.

Les modèles de courriel et de badge

Des messages simples et génériques partent vers tes bénévoles quand un·e responsable effectue une action qui les concerne. Tu peux les réécrire entièrement et y insérer des valeurs que benevio remplace à l’envoi, comme le prénom ou le créneau concerné.

C’est aussi depuis Publications que se dessinent tes badges, les cartes nominatives que tu imprimeras le jour venu.

Un secteur est une équipe de travail, comme par exemple le bar, la sécurité, le montage ou la caisse. Commence par les créer, même vides.

Avec de bonnes descriptions, tes bénévoles sauront à quoi s’attendre quand ils voudront s’inscrire.

Depuis la fiche d’un secteur, tu peux désigner des responsables. Ils pourront gérer les créneaux et répondre aux inscriptions qui les concernent.

Brouillon, validé, publié

Un secteur naît en brouillon. Tant qu’il y reste, tes bénévoles ne le voient pas, et les inscriptions que tu leur prépares restent silencieuses : aucun courriel ne part, rien n’apparaît dans leur espace. Tu peux donc construire ton planning, le défaire et le refaire au calme.

Quand il est prêt, valide-le : les demandes en attente partent d’un coup, après une confirmation qui t’en donne le nombre, et chaque bénévole retrouve ses créneaux, à confirmer. Le secteur validé n’est pas listé : seuls ses inscrits le voient, personne ne s’y inscrit seul. Valider est définitif, un secteur ne revient pas en brouillon.

Ouvre les inscriptions pour que tout le monde le voie et puisse s’y inscrire, dans les limites de ses conditions d’accès. Tu peux les refermer et les rouvrir autant de fois que nécessaire. Depuis le brouillon, « Valider et ouvrir les inscriptions » fait les deux d’un geste.

La fermeture se programme aussi : à la date dite, le secteur repasse en validé, à la minute près, et le journal en garde la trace comme programmée. La date se pose sur le secteur, ou une fois pour tous dans les réglages de l’évènement. Une date déjà passée n’a plus d’effet : un secteur rouvert à la main reste ouvert.

Tu peux éditer les créneaux depuis la fiche du secteur ou directement sur la grille de planification.

La grille offre une vue d’ensemble de tous tes secteurs et de tous leurs créneaux. Un simple cliquer-glisser te permet d’y ajouter un créneau. Et avec la fonction « Dupliquer après », il est possible d’enchaîner plusieurs créneaux similaires en quelques clics.

Tu peux aussi basculer l’axe à l’horizontale ou à la verticale, régler le zoom et n’afficher que quelques secteurs.

Modifier un créneau après validation

Tant que le secteur est en brouillon, déplace, redimensionne et supprime tes créneaux librement, personne n’en sait rien. Par contre, une fois le secteur validé, les personnes inscrites ont reçu leur horaire. Changer l’heure d’un créneau qui a des inscriptions te demande alors si tu souhaites leur envoyer le nouvel horaire par courriel. A toi de choisir si c’est nécéssaire ou non. La suppression, quant à elle, ne te laisse pas l’option de ne pas communiquer.

Les étiquettes

Une étiquette est un nom et une couleur arbitraires, qui désignent généralement une catégorie ou un sous-secteur. Elles se collent aux créneaux depuis leur formulaire et permettent de les regrouper visuellement ou de les filtrer.

Les jalons

Les jalons marquent un instant sur la grille, comme l’ouverture des portes ou le début d’un concert. Ils permettent de rapidement naviguer et de s’y retrouver dans le calendrier.

Pour créer un jalon, passe ta souris sur la dernière ligne (ou colonne) de la planification et clique sur la punaise qui apparaît.

Mode liste d’attente

Avec cette option activée, un secteur peut accepter plus de demandes que de places. Les inscriptions non validées ne bloquent donc pas les nouvelles. Sans ce mode, un créneau est considéré comme complet même s’il contient des inscriptions en attente de validation.

Ton évènement revient chaque année ? Tu peux le dupliquer depuis la liste de tes évènements plutôt que de tout refaire. Tu choisis ce que tu reprends (secteurs, questions de profil, pages, vues enregistrées) et tu décoches ce qui n’a plus lieu d’être.

Tu saisis un décalage en jours et toutes les dates suivent. Vérifie que tu retombes sur les bons jours de la semaine : 365 jours ne ramènent pas au même samedi, 364 ou 371 sont souvent les bons chiffres.

Ce qui suit	Ce qui ne suit pas
Les réglages, le thème, le contact	Les membres
Les secteurs et leurs créneaux	Les inscriptions
Les conditions d’accès	Les responsables
Les questions de profil	Les étiquettes et les jalons
Les pages et les modèles de courriel	Les badges

La copie arrive en brouillon : renomme-la et corrige son adresse avant de la publier. Une nouvelle édition recommence son recrutement, et son quota avec.

Tu peux aussi dupliquer un seul secteur depuis sa fiche, décalage compris. Celui-là garde ses responsables, pratique pour créer le samedi à partir du vendredi.