Ouvrir les inscriptions

Ton évènement est dans l’un de ces trois états, que tu changes depuis Configuration :

• En construction : c’est ton brouillon, seuls tes responsables y accèdent.
• Publié : le site est visible de tous.
• Archivé : l’évènement est passé, il se referme comme un brouillon.

Rien n’est définitif, tu peux repasser en brouillon puis republier.

Publier ne suffit pas, deux cases décident du reste :

• Tout le monde peut devenir membre sans invitation. Décochée, ton évènement est sur invitation seule, et qui arrive par le lien lit « Invitation requise ».
• Les membres peuvent s’inscrire aux créneaux. Décochée, les secteurs disparaissent du site public, et ce sont tes responsables qui inscrivent les gens.

Les deux cochées, c’est le libre-service. Les deux décochées, tu fais tout à la main.

Trois réglages complètent ça :

• autoriser ou non les membres à annuler leurs inscriptions,
• tolérer un chevauchement entre deux créneaux d’une même personne,
• fixer une date de fin des inscriptions, qu’un secteur peut avancer pour lui-même.

L’adhésion est le formulaire par lequel on rejoint ton évènement. C’est toi qui décides de ce qu’il contient.

Les informations de compte

benevio demande toujours le nom, le prénom et le courriel. Tu peux exiger en plus une adresse vérifiée, une adresse postale, un téléphone, une date de naissance ou une photo.

Demande le strict nécessaire. Chaque case cochée est un écran de plus entre la personne et son premier créneau.

Tes propres questions

Tu peux ensuite poser les questions que tu veux : une taille de t-shirt, un régime alimentaire, un permis de conduire, une motivation. Six formats sont disponibles : texte court, texte long, nombre, oui/non, liste à choix, liste à choix multiple.

Chaque question porte trois réglages : visible par les membres, modifiable par les membres et obligatoire. Une question invisible aux membres est l’endroit où tu notes ce qui ne regarde que toi.

Ces réponses te resservent partout : colonnes et filtres de tes tables, conditions d’accès à un secteur, variables de tes courriels et couleurs de tes badges.

La charte

Crée une page de type Charte des bénévoles et elle s’affichera pendant l’adhésion, à accepter pour aller plus loin. Une seule par évènement.

Vérifie ce que ça donne

Le bouton « Aperçu du formulaire d’adhésion » ouvre le parcours tel que tes bénévoles le verront. Utilise-le après chaque changement : un profil qu’on ne peut pas compléter empêche de s’inscrire à un créneau.

Le bar demande d’être majeur·e, la navette demande le permis. Les conditions d’accès d’un secteur font ce tri toutes seules.

Sans condition, un secteur est ouvert à tous les membres. Dès qu’il en porte une, il faut toutes les remplir pour qu’il apparaisse. Tu peux exiger d’être un membre approuvé, un âge minimum ou une réponse précise à l’une de tes questions.

Tes responsables passent quand même et peuvent y inscrire qui ils veulent à la main. Une personne déjà inscrite garde sa place, même si elle cesse de remplir la condition.

Attention : une condition qui porte sur une question que les membres ne remplissent pas eux-mêmes bloque tout le monde. Si tu réserves un secteur à « permis de conduire : oui », assure-toi que la question est modifiable par les membres.

Une fois publié, ton évènement a son adresse, que la configuration te donne à copier. C’est le seul lien à partager, il mène à tout le reste.

Tu peux aussi inviter quelqu’un par courriel depuis ta liste de membres, et le nommer responsable au passage.