# Créer ton évènement ## Compte et évènement Crée un compte, puis ton évènement. Tu en es le **propriétaire**. Ça signifie que tu as tous les droits et que tu es seul·e à pouvoir nommer des administrateur·ices. Ton évènement est créé en brouillon. Personne ne le voit tant que tu ne l'as pas [publié](/docs/ouvrir-les-inscriptions#publier), tu as donc tout le temps de le construire. ## Les réglages Tout se passe dans **Configuration**, section par section. ### L'essentiel Le nom, l'adresse du site, le fuseau horaire et la description. L'adresse se déduit du nom et tu peux la changer. **Fais-le avant de publier**, car une fois le lien diffusé, le remplacer casse tout ce qui pointait dessus. Tu n'as pas à saisir les dates de ton évènement, elles se calent sur les créneaux que tu poses. ### Le contact Le courriel, le téléphone, le site web, les réseaux sociaux et le lieu. C'est le pied de page de ton site, et c'est par là que tes bénévoles te joindront. ### L'identité L'affiche, le logo, l'image de fond et ses réglages. Des thèmes sont prêts à l'emploi, mais tu peux y ajouter ta touche personnelle. ## Tes publications L'onglet **Publications** rassemble ce que tes bénévoles lisent : les pages de ton site et les courriels qui partent au nom de l'évènement. ### Les pages Ta **page d'accueil** t'attend là, prête à être éditée. Tant qu'elle sera laissée vide, un message de bienvenue par défaut sera affiché. Tu peux ajouter des **pages publiques** pour une FAQ ou un plan d'accès, des **pages de membre** que seuls tes membres voient. Mais le plus important est certainement de rédiger la **charte des bénévoles** qui devra être acceptée par les nouveaux membres [rejoignant ton évènement](/docs/ouvrir-les-inscriptions#adhesion). ### Les modèles de courriel et de badge Des messages simples et génériques partent vers tes bénévoles quand un·e responsable effectue une action qui les concerne. Tu peux [les réécrire entièrement](/docs/configuration-avancee#courriels) et y insérer des valeurs que benevio remplace à l'envoi, comme le prénom ou le créneau concerné. C'est aussi depuis **Publications** que se dessinent tes [badges](/docs/configuration-avancee#badges), les cartes nominatives que tu imprimeras le jour venu. ## Découper en secteurs Un secteur est une équipe de travail, comme par exemple le bar, la sécurité, le montage ou la caisse. Commence par les créer, même vides. Avec de bonnes descriptions, tes bénévoles sauront à quoi s'attendre quand ils voudront s'inscrire. Depuis la fiche d'un secteur, tu peux désigner des **responsables**. Ils pourront gérer les créneaux et répondre aux inscriptions qui les concernent. ## Planification Tu peux éditer les créneaux depuis la fiche du secteur ou directement sur la grille de planification. La grille offre une vue d'ensemble de tous tes secteurs et de tous leurs créneaux. Un simple cliquer-glisser te permet d'y ajouter un créneau. Et avec la fonction « Dupliquer après », il est possible d'enchaîner plusieurs créneaux similaires en quelques clics. Tu peux aussi basculer l'axe à l'horizontale ou à la verticale, régler le zoom et n'afficher que quelques secteurs. ### Les étiquettes Une étiquette est un nom et une couleur arbitraires, qui désignent généralement une catégorie ou un sous-secteur. Elles se collent aux créneaux depuis leur formulaire et permettent de les regrouper visuellement ou de les filtrer. ### Les jalons Les jalons marquent un instant sur la grille, comme l'ouverture des portes ou le début d'un concert. Ils permettent de rapidement naviguer et de s'y retrouver dans le calendrier. Pour créer un jalon, passe ta souris sur la dernière ligne (ou colonne) de la planification et clique sur la punaise qui apparaît. ### Mode liste d'attente Avec cette option activée, un secteur peut accepter plus de demandes que de places. Les inscriptions non validées ne bloquent donc pas les nouvelles. Sans ce mode, un créneau est considéré comme complet même s'il contient des inscriptions en attente de validation. ## Dupliquer une édition Ton évènement revient chaque année ? Tu peux le dupliquer depuis la liste de tes évènements plutôt que de tout refaire. Tu choisis ce que tu reprends (secteurs, questions de profil, pages, vues enregistrées) et tu décoches ce qui n'a plus lieu d'être. Tu saisis un décalage en jours et toutes les dates suivent. **Vérifie que tu retombes sur les bons jours de la semaine** : 365 jours ne ramènent pas au même samedi, 364 ou 371 sont souvent les bons chiffres. | Ce qui suit | Ce qui ne suit pas | | --- | --- | | Les réglages, le thème, le contact | Les membres | | Les secteurs et leurs créneaux | Les inscriptions | | Les conditions d'accès | Les responsables | | Les questions de profil | Les étiquettes et les jalons | | Les pages et les modèles de courriel | Les badges | La copie arrive en brouillon : renomme-la et corrige son adresse avant de la publier. Une nouvelle édition recommence son recrutement, et son quota avec. Tu peux aussi dupliquer un seul secteur depuis sa fiche, décalage compris. Celui-là **garde ses responsables**, pratique pour créer le samedi à partir du vendredi.